Back To Home

Name: Ngày 7: Sitecore Workflow là gì?

🧩 Sitecore Workflow là gì?

💡 1. Tổng quan

Sitecore Workflow là quy trình kiểm soát vòng đời nội dung (content lifecycle) trong Sitecore.
Nó giúp đảm bảo rằng mỗi Item (nội dung) phải trải qua các bước kiểm duyệt (review, approve, publish) trước khi được hiển thị trên website.

🧠 Hiểu đơn giản: Workflow trong Sitecore = “Quy trình duyệt bài” giống như bạn gửi một bài viết để biên tập viên và quản lý kiểm tra trước khi đăng.

⚙️ 2. Mục đích của Workflow

Sitecore Workflow được dùng để:

  • 🛡️ Kiểm soát chất lượng nội dung: đảm bảo nội dung đúng, chính xác, và hợp lệ.

  • 👥 Phân quyền chỉnh sửa: mỗi người chỉ được thao tác ở bước tương ứng (VD: Author → Reviewer → Approver).

  • 🕒 Theo dõi trạng thái nội dung: biết được mỗi Item đang ở đâu trong quy trình duyệt.

  • 🚀 Tự động publish nội dung khi được approve.

🧱 3. Cấu trúc của một Workflow

Một Workflow trong Sitecore thường gồm 3 thành phần chính:

Thành phần Mô tả Ví dụ
State Trạng thái của nội dung trong quy trình Draft, Awaiting Approval, Approved
Command Hành động chuyển trạng thái Submit, Approve, Reject
Action Thao tác tự động được thực hiện khi Command chạy Gửi email, Publish Item, Log event

🔹 Ví dụ minh họa:

Giả sử bạn có Workflow cho bài viết “News Article” gồm 3 bước:

 
[Draft] → (Submit) → [Awaiting Approval] → (Approve) → [Approved]

  • Draft: Tác giả (Author) tạo và chỉnh sửa nội dung.

  • Awaiting Approval: Người kiểm duyệt (Reviewer) xem lại.

  • Approved: Nội dung được phê duyệt và có thể publish.

🧩 4. Các thành phần chi tiết trong Workflow

🔹 1. Workflow Definition

Là nơi định nghĩa toàn bộ quy trình (states, commands, actions).
📍 Nằm trong Content Tree:

 
/sitecore/system/Workflows

Mỗi workflow là một item, chứa các state và command con.

🔹 2. State (Trạng thái)

Là một bước trong quy trình duyệt.
Ví dụ:

  • Draft

  • Awaiting Approval

  • Approved

Mỗi State có thể gắn Command để chuyển sang State khác.

🔹 3. Command (Lệnh hành động)

Là nút hoặc hành động mà user thực hiện để di chuyển Item sang trạng thái khác.

Ví dụ:

  • “Submit for approval” → từ Draft sang Awaiting Approval

  • “Approve” → từ Awaiting Approval sang Approved

  • “Reject” → quay lại Draft

Mỗi Command có thể gắn Action để chạy logic (VD: gửi email, ghi log, auto publish).

🔹 4. Action (Hành động tự động)

Được thực thi tự động khi Command chạy hoặc khi vào một State.
Ví dụ:

  • Gửi email thông báo đến người duyệt.

  • Tự động publish item khi vào State “Approved”.

  • Ghi log để theo dõi hoạt động.

🧭 5. Gán Workflow cho Template hoặc Item

Để một nội dung tuân theo Workflow:

  1. Mở Template tương ứng.

  2. Trong tab “Workflow”, chọn Workflow bạn muốn áp dụng.

  3. Khi tạo item mới dựa trên Template đó → item sẽ tự động gắn workflow.

📍 Ngoài ra, bạn cũng có thể gán trực tiếp ở từng item:

 
Item → Configure → Workflow → [Chọn Workflow]

🔄 6. Quy trình ví dụ: “Article Review Workflow”

Bước Người phụ trách Command Kết quả
Draft Author Submit Gửi bài cho người duyệt
Awaiting Approval Reviewer Approve / Reject Nếu approve → sang “Approved”; nếu reject → quay lại “Draft”
Approved System Auto Publish Trang hiển thị trên website

📬 7. Tích hợp Action: Gửi email tự động

Bạn có thể cấu hình Action gửi email khi chuyển trạng thái:

  • Notify Reviewer khi item được Submit.

  • Notify Author nếu item bị Reject.

  • Notify Team khi item được Approve.

➡️ Thường cấu hình trong Command:

 
/sitecore/system/Workflows/[Tên Workflow]/[State]/[Command]/Actions

🧠 8. Best Practices khi thiết kế Workflow

✅ Giữ Workflow đơn giản: chỉ 3–4 bước là đủ cho hầu hết tình huống.
✅ Phân quyền rõ ràng: mỗi nhóm chỉ được dùng Command phù hợp.
✅ Tận dụng Action tự động: như gửi email, auto publish.
✅ Gắn Workflow ở Template thay vì từng Item.
✅ Luôn test trước trên môi trường Staging.

📊 9. Minh họa quy trình trực quan

 
+-----------+ Submit +-------------------+ Approve +-----------+ | Draft | --------------→ | Awaiting Approval | --------------→ | Approved | +-----------+ +-------------------+ +-----------+ ↑ ↓ Reject +-------------------------------+

🧩 10. Tổng kết

Thành phần Vai trò
Workflow Quy trình kiểm duyệt nội dung
State Bước trong quy trình
Command Hành động chuyển bước
Action Tác vụ tự động (email, publish, log)

👉 Tóm lại:
Workflow trong Sitecore giúp bạn kiểm soát chất lượng, phân quyền và tự động hóa quá trình biên tập nội dung — đảm bảo chỉ nội dung được duyệt mới được công bố ra website.

🔗 Bài tiếp theo:

👉 “Giới thiệu Helix Architecture” –3 layer: Foundation, Feature, Project

Donald Trump

Để trở thành người chiến thắng, bạn cần biết khi nào là đủ. Đôi khi trong cuộc sống, bạn phải từ bỏ cuộc chiến và chuyển sang mục tiêu mới mang lại hiệu quả hơn

Related Post